Assumir como novo síndico é um grande passo. E também uma grande responsabilidade.
Mais do que cuidar do dia a dia do prédio, o cargo exige atenção a deveres que, se ignorados, podem gerar problemas sérios para você e para o condomínio. Por isso, quem está começando precisa se preparar desde o primeiro dia.
Pensando nisso, hoje trouxemos um checklist completo para te ajudar nesse momento. Assim, você vai saber os pontos jurídicos mais importantes que deve revisar e entender logo no início da gestão.
Então, leia até o final e saiba como entrar nessa jornada com mais tranquilidade!
1. Entenda o seu papel legal como novo síndico
Antes de mais nada, você precisa saber que passa a representar o condomínio legalmente quando assume como síndico. Aliás, isso está previsto nos artigos 1.347 a 1.350 do Código Civil.
Na prática, isso quer dizer que suas decisões podem ter efeitos jurídicos importantes.
O síndico deve:
- Cuidar da parte financeira;
- Zelar pela segurança;
- Garantir a manutenção do prédio;
- Cumprir o que está na convenção e no regimento interno.
Além disso, ele responde civil e até criminalmente por falhas que causem dano ao condomínio ou aos moradores. Por isso, é preciso agir com zelo e seguir sempre o que manda a lei.
Assumir sem saber o que isso envolve pode trazer riscos. Afinal, não basta só “querer ajudar”. É preciso ter responsabilidade. E, quando tiver dúvida, contar com apoio técnico e jurídico é sempre a melhor escolha.
2. Leia a convenção e o regimento interno com atenção
Todo condomínio tem dois documentos essenciais: a convenção condominial e o regimento interno. Juntos, eles funcionam como um manual de regras que deve ser seguido por todos, inclusive pelo síndico.
Ao assumir a gestão, leia com calma esses textos. Eles definem, por exemplo, o tempo do mandato, o quórum para votações, as multas por infrações e como devem ser feitas as assembleias. Também podem trazer normas sobre o uso das áreas comuns, reformas nos apartamentos e convivência entre vizinhos.
Quando o síndico ignora essas regras, a chance de conflito cresce, e pode até levar a uma ação judicial. Mesmo que você tenha boa vontade, agir fora do que está ali pode ser visto como abuso de poder.
3. Verifique a situação dos contratos em vigor ao assumir como novo síndico
Logo nos primeiros dias como síndico, peça acesso a todos os contratos já assinados. Isso inclui acordos com:
- Porteiros;
- Faxineiras;
- Empresas de segurança, manutenção e limpeza;
- Corretora de seguros;
- Administradora.
Veja as cláusulas, os prazos, valores e condições de reajuste. Em muitos casos, o condomínio está preso a contratos longos ou com termos que trazem riscos, como multas altas por rescisão ou obrigações excessivas.
Também é comum encontrar contratos sem respaldo legal ou sem assinatura de testemunhas, o que pode gerar problemas se houver disputa judicial. Além disso, contratos de alto valor ou com vínculos trabalhistas exigem mais cuidado.
De qualquer forma, o ideal é revisar tudo com apoio jurídico. Se algum contrato for irregular ou abusivo, veja com o jurídico se há como renegociar ou encerrar sem prejuízo.
Lembre-se que, como síndico, você responde por atos de má gestão, mesmo que eles tenham começado antes de você.
4. Solicite um balanço completo das finanças do condomínio ao assumir como novo síndico
Antes de tomar qualquer decisão sobre obras, contratações ou cobranças, é essencial conhecer a real situação financeira do condomínio. Solicite à administradora, ou ao síndico anterior, um balanço detalhado das contas. Veja quanto há em caixa, quais são as despesas fixas, se existem dívidas (inclusive com tributos e encargos trabalhistas) e se há inadimplência de moradores.
Um condomínio pode parecer “em ordem”, mas estar com obrigações atrasadas que geram multas e juros. Também é comum que algumas receitas, como alugueis de espaços comuns, não estejam sendo bem registradas.
Analisar tudo com atenção ajuda a traçar um plano de ação mais justo e seguro. Além disso, você precisa prestar contas com clareza aos condôminos. Por isso, se notar qualquer sinal de irregularidade, conte com a ajuda de um contador e de um advogado. Começar com as contas em dia, ou sabendo os problemas, evita surpresas mais para frente.
5. Confira se há ações judiciais em andamento
Um ponto que muitos síndicos só descobrem tarde demais é a existência de ações judiciais abertas envolvendo o condomínio. Isso pode incluir:
- Processos de cobrança de inadimplentes;
- Ações trabalhistas;
- Problemas com obras, vizinhos ou fornecedores, dentre outros.
Há também o risco de o condomínio estar sendo acionado por moradores ou terceiros.
Assim que assumir, peça à administradora (ou ao jurídico, se houver) um relatório de processos em andamento. Se não houver esse controle, consulte um advogado para fazer uma busca no site do Tribunal de Justiça da sua região.
6. Regularize o cadastro do síndico nos órgãos competentes
Assumiu como novo síndico? Então, é hora de atualizar o CNPJ do condomínio na Receita Federal e nos bancos. Isso é essencial para garantir que você possa movimentar contas, assinar contratos e representar o prédio legalmente.
Também é preciso fazer a troca de titularidade junto à administradora (se houver), comunicar prestadores de serviço e, em alguns casos, atualizar dados junto à prefeitura.
Se esses passos forem ignorados, o condomínio pode ter problemas para emitir boletos, contratar serviços ou resolver pendências legais.
A Lei 14.309/2022, por exemplo, reforça a necessidade de uma gestão mais organizada e transparente. Por isso, regularizar o cadastro é um dever básico e urgente.
Guarde os comprovantes e mantenha tudo registrado em ata. Se tiver dúvida sobre os documentos necessários ou prazos, um contador e um advogado podem te orientar. Não deixe isso para depois, mas evite travas burocráticas já no começo da gestão.
7. Consulte um advogado antes de assinar novos contratos
Ao firmar contratos em nome do condomínio, o síndico está assumindo riscos que podem ter efeitos sérios. É comum encontrar cláusulas que colocam todo o peso da responsabilidade no condomínio, sem proteção jurídica adequada. Por isso, nunca assine contratos sem antes consultar um advogado.
Isso vale para contratos com empresas de segurança, limpeza, manutenção, serviços de TI, obras, entre outros. Aliás, um erro comum é não observar os riscos trabalhistas ou deixar cláusulas genéricas, que dificultam a cobrança de obrigações.
Sem falar que muitos contratos trazem prazos longos, multas abusivas ou termos mal redigidos. E a análise preventiva de um profissional pode evitar gastos desnecessários e litígios futuros.
Um contrato bem feito protege o condomínio e também o síndico, que pode ser responsabilizado por decisões ruins. Se a administradora já tiver um modelo, peça para revisar mesmo assim. Cada situação é única, e a sua gestão exige atenção redobrada.
Quer garantir uma gestão segura desde o início como novo síndico? Então coloque as dicas em prática e não hesite em buscar amparo jurídico. Conte com a orientação de um advogado especialista em condomínios para revisar contratos, documentos e decisões importantes!
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